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Afin que le projet s’inscrive dans la durée, il devrait être soumis à une appréciation constructive et continue. Il est souhaitable de procéder de manière régulière, en cours de cycle, à des évaluations auprès des jeunes et des enfants, mais également auprès de vos partenaires. Les appréciations critiques et régulières des participant-e-s et des organisateurs-trices permettent :
- de dégager les potentiels d’amélioration et les points forts du projet
- de mieux cibler les besoins des participants et de tous les acteurs impliqués
- d’adapter le projet au mieux selon les conclusions de l’évaluation
- de développer un climat d’échange et une dynamique collaborative entre tous
- d’assurer la pérennité du projet
En outre, l’évaluation peut devenir un outil de communication efficace permettant de mettre en lumière les apports du projet pour la collectivité et ainsi de le valoriser auprès des citoyens de la commune.
Bien entendu, pour que l’évaluation porte ses fruits, les résultats devront conduire à la mise en place de mesures d’adaptation. Il est donc primordial de se demander - avant d’engager une évaluation - ce qu’il adviendra des résultats.
Pour vous accompagner dans ce processus, les outils d’évaluation ont été intégrés aux 6 phases du cycle du projet. Retrouvez ci-dessous des fiches-outils pour l’évaluation finale ainsi que des exemples concrets d’évaluation mis en place par les communes FriTime dans la fiche outil « Best practices - Evaluation continue ».
Best practices
Bulle : un bilan établi par les coachs et le coordinateur
Après chaque activité, le groupe de coachs se réunit une demi-heure pour faire une évaluation de l'après-midi et envoient par la suite le rapport au coordinateur. À partir de là, ils peuvent déjà faire évoluer le projet au fil des semaines. À la fin de la saison, le coordinateur ainsi que deux représentants des coachs adultes et juniors se retrouvent pour récolter toutes les évaluations des activités et faire le bilan. Grâce à cette évaluation, le projet peut être relancé l'année suivante avec quelques améliorations. En ce qui concerne l'évaluation des participants, les encadrants d'activités les questionnent à la fin de la période. Tout se fait oralement.
Cugy : des émoticônes pour évaluer
Nous utilisons une feuille d’évaluation sur laquelle les enfants peuvent cocher l’émoticône correspondant à leur niveau de plaisir à l’activité.
Romont : 2 évaluations par année
Nous faisons une évaluation en cours d'année et en fin d'année avec les responsables d'activités et avec les participants pour voir si nous sommes toujours dans le tir. L'idée n'est pas de faire perdurer un projet qui ne répond plus aux attentes.
Le Glèbe : la présence d’un membre du copil sur place
En général, un membre du copil est présent lors d’une activité. Il regarde comment ça se passe, soutient le ou la responsable de l’animation et demande aux enfants leurs avis sur l’activité donnée. Le copil se réunit plusieurs fois par année. Chaque membre est amené à résumer oralement et à évaluer les activités auxquelles il a participé. Ce retour est protocolé. Nous ne demandons pas aux organisateurs des activités de remplir un formulaire d’évaluation, n’ayant rencontré aucun succès à nos demandes la première année. Jusqu’à présent, nous n’avons reçu que des retours positifs de la part des enfants. Ils sont toujours contents. Nous avons une chance d’avoir des enfants qui se prennent facilement au jeu et qui sont très participatifs dans notre région. Il y a aussi des activités auxquelles le comité ne se rend plus, car les encadrants de l’activité en question ont fait plusieurs fois ces activités et sont habitués. Donc, mise à part un retour bref et moins précis de l’encadrant, nous n’avons pas d’évaluation sur ces activités. Mais cela reste un nombre d’activités moindre.
Châtonnaye : l’échange direct avec les participants
Pour procéder à l’évaluation de notre projet, nous n’avons pas travaillé avec des questionnaires, mais avons plutôt encouragé les échanges avec les gens. C’est avec plaisir que nous discutons avec les parents pour leur expliquer comment l’activité s’est déroulée et répondre à leurs questions. Nous aimons également avoir un retour et leur opinion par rapport aux activités proposées, mais nous ne leur demandons pas de le faire par écrit, tout ceci se passe lors de discussions après les activités. Nous sommes aussi attentifs au plaisir des enfants qui nous le font spontanément savoir et essayons de proposer de nouvelles activités tout en gardant celles qui ont rencontré le plus grand succès.
Nous avons eu un très bon retour. Nous avons eu des remarques sur le système d’inscription par exemple et avons donc pris en compte les remarques qui ont été faites par les parents ou par les enfants pour améliorer ce que nous proposons.
Ursy : les avis échangés en réunion
Nous avons invité tous les jeunes qui avaient participé aux activités proposées à une grande réunion. Le but de celle-ci était d'évaluer la saison et de demander aux enfants ce qu'ils souhaitaient comme activité pour la seconde année.
Le but était de trouver de nouvelles activités, des alternatives à ce qui était déjà organisé par les sociétés locales.