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Favoriser une dynamique de réseau
Les ressources existantes dans votre commune représentent un potentiel essentiel pour la mise sur pied de votre projet. Les sociétés (culturelles, sportives, artistiques), les particuliers, les entreprises locales sont des ressources importantes et peuvent devenir des acteurs indispensables au processus de développement d’activités en faveur de la jeunesse. Favoriser une dynamique de réseau est au cœur du processus qui vous est proposé dans ce guide.
Constituer un organe de pilotage
Doter votre projet d’une structure organisationnelle est certainement le moyen le plus efficace de le voir aboutir et surtout perdurer. Que la conduite de projet soit menée par un comité, par une commission ou par une association, le principe reste le même : mettre les forces, les compétences et les savoirs en réseau.
Les expériences des communes FriTime indiquent que la formation d’un comité, d’une commission ou l’intégration du projet à une structure associative existante permet de travailler de manière ciblée tout en répartissant la charge de travail.
Voici les étapes importantes pour la création d’un groupe de pilotage.
- Réunir et présenter le projet aux potentiels acteurs
- Préciser la mission, les objectifs et le fonctionnement du groupe de pilotage
- Définir les rôles de chacun
- Arrêter une liste des membres
- Présenter les 6 phases du projet et concevoir un retro-planning
Quels acteurs faut-il associer dans l’organisation de projet ?
La combinaison de profils variés assurera à votre projet un rayonnement plus grand et un ancrage solide. Selon vos possibilités, vous pourriez, par exemple, intégrer des acteurs suivants :
Un élu communal (conseiller communal/municipal). Cette représentation apporte une légitimité au projet et permettra de pouvoir actionner le levier de l’administration communale notamment pour l’état des lieux, pour la communication, pour la réservation d’infrastructures ou encore pour une éventuelle demande de subvention. Le représentant de la commune pourra également veiller à ce que le projet s’insère adéquatement dans la politique locale d’encouragement à l’enfance et à la jeunesse. Il pourra également sensibiliser les autres élus, faire rayonner le projet, créer des synergies avec les communes avoisinantes et ancrer le projet communal et régional.
- Un ou des représentant(s) des associations locales ou de l’Intersociété : associations sportives, culturelles, artistiques, association de parents d’élèves, association de jeunesse.
- Un représentant des établissements scolaires (enseignant ou direction) qui vous apportera sa connaissance du public cible et qui vous permettra de communiquer plus facilement sur votre projet au sein des écoles.
- Un représentant des employés communaux tel qu’un animateur socioculturel, un travailleur social de proximité, un éducateur de rue ou un coordinateur du sport.
- Un représentant d’une commission communale (santé, culture, école, sport, intégration, etc.).
- Un représentant du monde médical tel que le médecin, l’infirmière scolaire ou un pédiatre désireux de partager son expertise sur les questions de santé et de promotion du mouvement chez les jeunes ou encore sensibiliser les encadrants sur les comportements à risques.
- Un ou des parents d’enfants ou de jeunes.
- Des jeunes afin d’inscrire le projet dans une démarche participative. Ils pourront faire remonter les besoins de la jeunesse, prendre des responsabilités dans la planification générale du projet, dans son organisation ou dans le déroulement des activités par exemple dans l’encadrement.
- Toutes personnes désireuses de s’investir pour la jeunesse.
Nous mettons les fiches outils ci-dessous à votre disposition afin de vous guider dans cette première phase de votre projet. Retrouvez également comment les communes FriTime ont initié leur projet dans la fiche outil « Best practices - Initier un projet ».
Best practices
Mézières : une association au pilotage
L'Association des parents de la Glâne organisait des activités destinées aux enfants de la région depuis des années. Afin de compléter l’offre d’activités avec d’autres partenaires, le président de l'AP Glâne, devenu Conseiller communal à Mézières, a pu jouer le rôle d'ambassadeur. Un projet tel que FriTime pouvait amener plus de visibilité aux sociétés locales. Depuis, plusieurs membres de l'AP Glâne coordonnent le projet.
Au niveau organisationnel, dans le comité de pilotage, nous sommes deux coordinatrices et nous travaillons avec des encadrants présents sur les activités. Au total, nous sommes 7 et nous nous répartissons les activités. Au niveau administratif et pilotage, nous travaillons directement entre les 2 coordinatrices et la commune de Mézières.
Ursy : de la promotion en assemblée communale
Lorsque l’Association des parents d’Ursy a décidé de monter le projet d’activités, une annonce pour FriTime a été faite lors d’une assemblée communale. Nous voulions informer la population et savoir si des sociétés ou des particuliers avaient des activités à proposer.
Bulle : la coordination au Service des sports
La commune a décidé il y a 4 ans d'engager un coordinateur de sports pour booster et faciliter l'offre sportive. Cependant, cette offre manquait nettement lors des weekends. Le coordinateur des sports a donc tout naturellement pris les commandes du projet avec la commune. Des activités pour les adolescent-e-s le dimanche après-midi, et principalement en hiver, correspondaient au plus grand besoin. Cette formule depuis fonctionne.
Cugy : passer par l’Union des Sociétés Locales
Nous avons commencé à développer notre idée en rencontrant les différentes associations de la commune et ainsi les intéresser au niveau de FriTime. Finalement, la société de gym était dès le départ très partante. Pour diversifier les activités, je pense que nous devrions prendre le temps de présenter le projet lors d’une séance avec l’Union des Sociétés Locales, présenter les avantages, et convaincre les sociétés de s’engager. Parce qu’au final, un projet tel que FriTime est un coup de pub pour les sociétés.
Le Glèbe : un comité de pilotage est mis sur pied
Notre projet était initialement lancé par le conseil communal dont j’étais membre. Nous avons constitué un groupe de personnes motivées et ayant des qualités particulières pour ce genre de projets (enseignante, éducatrice et éducateur spécialisés, maman, président de la jeunesse, maman de jour, membre de la commission scolaire). Puis nous avons organisé une table ronde avec les sociétés locales afin de les intégrer au projet dès le début, de les informer des possibilités de FriTime et de récolter leurs envies et leurs besoins.
Le petit groupe de bénévoles s’est constitué par la suite en comité de pilotage et mon successeur au conseil communal a été désigné comme responsable politique. Nous avons choisi de nous constituer en groupe de pilotage et pas en association, car nous ne voulions pas être une concurrence aux associations, sociétés, organisations existantes, mais plutôt une offre complémentaire. Un projet de développement d’activités est plutôt là pour venir soutenir ces associations en collaborant avec elles. C’est la raison pour laquelle une des membres de l’inter-sociétés a rejoint le groupe de pilotage. Elle garantit le lien avec les sociétés, prend note de leurs propositions d’activités et s’assure que les activités FriTime concordent avec le calendrier de l’inter-sociétés.
Hauterive : un tout-ménage et des activités rassembleuses pour recruter et convaincre !
Les débuts du projet à Hauterive ont été marqués par quelques hésitations. Si une première commission s’est formée avec une dizaine de personnes intéressées, celle-ci s’est vite dissoute. De plus, le conseil communal n’a pas été tout de suite acquis à la cause du projet.
Il a fallu un tout-ménage pour retrouver du monde : plus de représentant-e-s du milieu associatif se sont alors engagés. Créer une commission à ses avantages, cela amène des personnes différentes qui ont le même intérêt pour le bien commun. Par la suite, les premières activités, qui ont rassemblé de nombreuses personnes du village, ont convaincu le Conseil communal de la pertinence du projet.
Hauterive : Répartition des tâches
Au début, tout le monde s'occupait de tout. À présent, chaque personne de la commission possède une tâche. Une gère les inscriptions et les e-mails, une autre la gestion de la communication-marketing, une relève les PV des séances, et une autre personne s'occupe de la gestion financière et administrative. Le reste des membres participent aux séances et gèrent le fonctionnement des activités. Chacun a un rôle précis.